การจัดการการขนส่งสินค้าเวชภัณฑ์

          

    ลูกค้าต้องการสินค้าเวชภัณฑ์ที่มีคุณภาพ ถูกต้องครบถ้วนตามที่ต้องการ รวดเร็วทันเวลาตามที่นัดหมายไว้ และที่สำคัญต้องอยู่ในสภาพที่ดีเมื่อได้รับสินค้า ในบางครั้งลูกค้าได้ Order ด่วนมายังผู้ผลิตและผู้ให้บริการสินค้า ทำให้ต้องมีการขนส่งแบบด่วน ซึ่งอาจจะต้องขนส่งสินค้าด่วนภายใน 24 ชั่วโมง 4 ชั่วโมง หรือ 20 นาที ถ้าผู้ผลิต ตัวแทนจำหน่าย และผู้ให้บริการขนส่งไม่สามารถจัดส่งสินค้าได้ตามลูกค้าต้องการ เป็นผลให้ลูกค้าขาดความเชื่อมั่น และไว้วางใจต่อผู้ผลิตและตัวแทนจำหน่าย รวมทั้งถ้าผู้ให้บริการขนส่งไม่สามารถทำตามข้อตกลงที่ให้ไว้กับบริษัทที่ใช้บริการ จะส่งผลให้ผู้ประกอบการเหล่านี้สูญเสียลูกค้าให้กับคู่แข่งและเป็นการยากที่จะนำลูกค้าส่วนนี้กลับคืนมาได้ ดังนั้น การขนส่งจึงเป็นส่วนสำคัญที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ นอกเหนือจากกระบวนการผลิต การจัดซื้อจัดหา การรับคำสั่งซื้อ การรับสินค้า การเก็บสินค้า และการหยิบสินค้า จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการการขนส่งที่มีประสิทธิภาพและมีการควบคุมที่เป็นระบบ เพื่อให้ได้ระบบขนส่งที่มีคุณภาพและลูกค้าเกิดความพึงพอใจสูงสุด

:: แนวทางการจัดการการขนส่งสินค้าเวชภัณฑ์
       

    จากคุณลักษณะเฉพาะของสินค้าเวชภัณฑ์และความต้องการของลูกค้าในปัจจุบันที่กล่าวมาแล้วข้างต้นแน่นอนว่าการขนส่งได้ส่งผลโดยตรงต่ออายุของสินค้าเวชภัณฑ์และเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ลูกค้าซึ่งอยู่ทั่วประเทศได้สินค้าเวชภัณฑ์ตามที่ต้องการ ดังนั้นการบริหารจัดการการขนส่งให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรมีแนวทางการจัดการดังนี้

      วิธีการขนส่งสินค้าเวชภัณฑ์ส่วนใหญ่ใช้รถบรรทุกใหญ่และเล็กในการขนส่งสินค้าไปยังลูกค้าทั่วประเทศ โดยรถที่ใช้เป็นแอร์ทั้งหมด และต้องมีการควบคุมอุณหภูมิให้ตรงตามที่แต่ละเวชภัณฑ์ต้องการ ในปัจจุบันรถขนส่งสินค้าเวชภัณฑ์มีระบบการติดตั้งและตรวจสอบรถแต่ละคันว่าได้มีการเปิดแอร์หรือไม่ และอุณหภูมิในรถมากกว่าหรือน้อยกว่าที่กำหนดไว้ เพราะถ้าอุณหภูมิในรถเกินกำหนดที่ได้ตั้งไว้ เครื่องมือที่ติดตั้งในรถจะส่งสัญญาณมาที่บริษัทเพื่อบอกว่ารถคันนี้มีปัญหา และบริษัทสามารถตรวจสอบปัญหาได้

      นอกจากนี้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ขนส่งใช้เพื่อติดตามดูตำแหน่งของรถ ณ เวลานั้นๆ ที่ต้องการทราบ (Real Time) และตรวจสอบถึงพฤติกรรมของพนักงานขับรถ คือ ระบบ GPS และระบบที่ใช้เพื่อส่งข้อมูลด้านการขายและการขนส่งมายังบริษัท คือ ระบบ GPRS ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกส่งไปยังระบบ Web Base หรือส่งตรงเข้าระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัทเป็นช่วงๆ เพื่อเก็บเป็นฐานข้อมูล โดยข้อมูลนี้เป็นข้อมูลที่บอกถึงออร์เดอร์ที่ได้ทำการขนส่งไปนั้น ส่งถึงลูกค้าเรียบร้อยแล้วหรือไม่ เพื่อให้บริษัทมีโอกาสรับงานขนส่งได้เพิ่มขึ้นและสามารถสั่งการได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งสามารถแจ้งกลับไปยังลูกค้าได้ทันทีว่างานขนส่งจะเริ่มต้นเมื่อไรและเสร็จสิ้นเมื่อไร และข้อมูลนี้จะใช้เป็นประโยชน์ในการพิจารณาของฝ่ายขายในการเสนองานขนส่งว่าสามารถรับงานขนส่งเพิ่มเติมได้ หากมีรถขนส่งว่าง หรือต้องชะลอการรับงาน หากรถขนส่งมีงานเต็มหรือไม่มีพื้นที่ว่างสำหรับการบรรทุกสินค้า ทั้ง 2 ระบบนี-ถือเป็นระบบ Track and Test ที่มีความเกี่ยวข้องกับข้อมูล ซึ่งถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการบริหารงาน และเป็นระบบที่ช่วยให้การบริหารจัดการการขนส่งสินค้าเวชภัณฑ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามเป้าหมายที่ต้องการไว้

      ในปัจจุบันได้มีการพัฒนาระบบในด้านการควบคุมคุณภาพการบริการขนส่งสินค้าเวชภัณฑ์ และระบบรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม ด้วยการพัฒนาในส่วนของ Black Box ที่เชื่อมต่อข้อมูลเข้าสู่ระบบ GPRS โดยมีตัวเซ็นเซอร์วัดอุณภูมิติดอยู่ที่ตัวรถ เพื่อวัดอุณหภูมิในห้องเก็บสินค้าของรถขนส่งว่าอยู่ที่อุณหภูมิเท่าไร และตรวจสอบการปิดเปิดประตูรถขนส่งว่ามีการเปิดประตูรถกี่ครั้ง และระบบจะส่งสัญญาณมาให้บริษัทได้รับทราบ สิ่งเหล่านี้ถือเป็นสิ่งที่มีการพัฒนามากขึ้น เพื่อให้ระบบสามารถพิสูจน์ได้ว่าสิ่งที่ผู้ขนส่งสินค้าเวชภัณฑ์ตกลงสัญญากับบริษัทเจ้าของสินค้าไว้สามารถทำการขนส่งได้ตามที่ตกลงไว้หรือไม่ และเพื่อให้ลูกค้ามีความเชื่อมั่น ในตัวของบริษัทเจ้าของสินค้า ตัวแทนจำหน่าย และผู้ให้บริการด้านขนส่งมากขึ้นด้วย

      เทคนิคอย่างหนึงที่ช่วยในการออกแบบการขนส่งเวชภัณฑ์ คือ การจัดการเครือข่ายในการขนส่ง โดยมีแผนการของการส่งสินค้าออกจากคลังสินค้า (Warehouse) ที่ชัดเจน และมีการระบุจุดส่งของรถแต่ละคันที่ถูกต้องและชัดเจนเช่นกัน เพราะลูกค้าของสินค้าเวชภัณฑ์จะไม่เหมือนลูกค้าทั่ว ไป ถ้าเป็นลูกค้าโรงพยาบาลส่วนใหญ่เวชภัณฑ์ที่เป็นกลุ่มยาจะต้องไปส่งที่ห้องยา ส่วนเวชภัณฑ์ในกลุ่มอื่นจะต้องไปส่งที่คลังพัสดุ ดังนั้นถ้าหากบริษัทสามารถวางเครือข่ายและสามารถสร้างทีมขนส่งเฉพาะได้ จะเกิดประโยชน์ในเรื่องของความเข้าใจความคุ้นเคย ทำให้สามารถส่งสินค้าได้ถูกต้องและตรงเวลาตามที่นัดหมายไว้ และสามารถให้พนักงานส่งสินค้าเป็นตัวแทนของบริษัทในการรับข้อมูลกลับมา เพราะถ้าพนักงานส่งของได้รู้จักและมีความสนิทสนมกับพยาบาล เภสัชกรและเจ้าหน้าที่ จะส่งผลให้บริษัทได้ข้อมูลย้อนกลับมาและได้ข้อมูลที่มาจากการปฏิบัติงานอย่างแท้จริง ซึ่งถือได้ว่าเป็นข้อมูลที่ดีที่สุด สามารถนำมาปรับปรุงการขนส่งสินค้าให้ดียิ่ง ขึ้นได้ ส่งผลให้บริษัทจำเป็นต้องสร้างความมั่นใจและความรู้สึกที่ดีให้กับพนักงานขนส่งในเรื่องของการทำงาน เพื่อให้พนักงานได้รู้สึกว่าหน้าที่ขนส่งสินค้าเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้บริษัทประสบความสำเร็จ และเกิดความรักในตัวองค์กร รวมถึงบริษัทต้องคำนึงถึงบุคลากรของผู้รับจ้างขนส่งด้วยว่ามีขีดความสามารถมากพอหรือไม่ เพื่อให้มีเครือข่ายและทีมขนส่งที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

      Order ด่วนไม่ต่างจาก Order ธรรมดา เพราะต้องขนส่งสินค้าให้ตรงตามกำหนดเช่นกัน แต่ Order ด่วนต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าต้องติดต่อและตามงานที่ใคร และต้องมีหน่วยงานที่ขนส่งด่วนทำการขนส่งได้ในทันที ถ้าเป็นการขนส่งเวชภัณฑ์ด่วนภายใน 4 ชั่วโมง ทันทีที่รับ Order มา บริษัทจำเป็นต้องยืมสินค้าจากคลังสินค้าออกมาก่อน โดยที่ออกเอกสารตามมาภายหลัง เนื่องจากต้องใช้เวลาในการทำเอกสารนาน จากนั้นคนรับ Order ควรแยกเป็นจุด Customer Service อยู่ที่คลังสินค้า มีการประสานงานแจ้งผู้รับขนส่งให้เตรียมรถให้พร้อม บอกข้อมูลว่าต้องไปขนส่งทที่ใด เวลาใด และเมื่อถึงเวลาผู้ขนส่งสามารถมารับสินค้าและขนส่งให้ลูกค้าได้ทันที

      แต่ถ้าเป็นการขนส่งเวชภัณฑ์ด่วนภายใน 2 ชั่วโมง สินค้าเวชภัณฑ์เหล่านี้จะขึ้นกับข้อตกลงระหว่างบริษัทและลูกค้าว่ามีสินค้าเวชภัณฑ์ชนิดใดบ้างที่จะต้องส่งภายใน 2 ชั่วโมง ซึ่งส่วนใหญ่สินค้ากลุ่มนี้เป็นกลุ่มสินค้าที่มีราคาสูงมากและใช้พื้นที่เก็บน้อย ดังนั้นบริษัทที่เป็นผู้กระจายสินค้า (Distributor) ต่างๆ จึงต้องมีคลังสินค้าย่อย (Depot) ตั้งอยู่ใจกลางเมืองแทนคลังสินค้าขนาดใหญ่ เพราะคลังสินค้าขนาดใหญ่มีความต้องการพื้นที่มาก และการสร้างคลังสินค้าขนาดใหญ่ในกรุงเทพฯ มีเรื่องกฎหมายเข้ามาเกี่ยวข้อง รวมทั้งบริษัทจะมีการจัดสินค้าด่วนเป็นเซ็ทๆไว้ตามข้อมูลที่ตกลงกัน เมื่อลูกค้าต้องการสินค้าด่วนนี้ บริษัทสามารถจัดสินค้าและจัดรถ เพื่อขนส่งสินค้าให้ลูกค้าได้ในทันที

 ที่มา : www.logisticscorner.com