ภาพ: http://www.jayemlogistics.in/
การจัดการที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจที่สำคัญสู่ความสำเร็จในงานด้านธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจเกี่ยวกับการจัดการสินค้าที่ต้องมีระบบการขนส่งเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ซึ่งมีหลายปัจจัยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการจัดการด้านโลจิสติกส์(Logistics Management) การจัดการในส่วนนี้อาจจะยังไม่เห็นผลมากนักหากเป็นธุรกิจที่สเกลยังไม่ใหญ่มากนัก แต่ถ้าต้องการขยายสเกลของธุรกิจให้มีขนาดใหญ่ขึ้น ก็จำเป็นต้องมีแผนรองรับในการใช้รถ พนักงาน และการจัดการโลจิสติกส์ที่ดีขึ้น มีกระบวนการการวางแผนและการจัดการที่ดีขึ้น และวันนี้เราจะมาพูดถึงทริคพิเศษ ที่จะทำให้การจัดการในระบบโลจิสติกส์มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การวางแผนอย่างเหมาะสม
ขั้นแรกสุดที่จะทำอะไรให้บรรลุเป้าหมายนั้นคือ การวางแผน ซึ่งการวางแผนนั้นประกอบไปด้วยหลายๆปัจจัย เกี่ยวเนื่องไปถึงการใช้สถานที่ในการจัดเก็บสินค้า และการขนส่งสินค้าไปยังเป้าหมาย โดยจากเหตุผลที่ได้กล่าวมาแล้วนั้นทำให้ตัวชี้วัดก็มีหลายอย่าง เช่น เวลา, ระบบการขนส่ง และต้นทุน ซึ่งการจัดการในการขนส่งเหล่านี้ต้องมีการเขียนแผนการทำงานด้วย เพื่อให้เห็นรายละเอียดทั้งหมดและวางแผนในการจัดการ เป้าหมายสูงสุดในการวางแผน หรือก็คือการทำงานให้ได้สูงสุดในเวลาที่เป็นไปได้ ในขณะเดียวกันการวางแผนนั้นต้องทำให้ได้กำไรสูงสุดในการจัดการด้วย
การวางแผนอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งที่ดี แต่ประสบการณ์ของคนจัดการหรือผู้นำในองค์กรต่างๆนั้นก็มีส่วนช่วยด้วยให้งานออกมาได้ตามเป้าหมายด้วย เพราะในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉินขึ้น เช่น สถานการณ์ที่ไม่สามารถจัดการสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ได้ตามเป้าหมาย, การขนส่งที่ไม่สามารเป็นไปได้ตามเป้าหมาย หรือเหตุการณ์ฉุกเฉินอื่นๆที่เกิดขึ้นในองค์กร โดยการแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างทันท่วงทีจะเป็นการลดใช้เวลาที่จะสูญเสียลงไปเป็นอย่างมาก ยิ่งไปกว่านั้นถ้าหากมีการติดตามที่แม่นยำของสินค้าที่ขนส่งไปยังจุดต่างๆ จะเป็นการช่วยประสิทธิภาพโดยรวมของการขนส่งขึ้นทั้งหมดด้วย
คุณค่าของความสัมพันธ์
การทำงานเป็นทีมก็มีส่วนอย่างยิ่งต่อการเติบโตขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นผู้ส่งสินค้าหรือผู้จัดการคลังสินค้า รวมทั้งบุคลากรหรือพนักงานทุกคนควรจะมีความรับผิดชอบและทำงานในหน้าที่ของตัวเองอย่างเต็มที่เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ซึ่งในส่วนนี้อาจจะต้องลงทุนเพื่อฝึกอบรมพนักงานในองค์กรอย่างเหมาะสม การฝึกอบรม ฝึกปฏิบัติจะทำให้พนักงานปรับปรุงและเข้าใจกับระบบโลจิสติกส์และการจัดการดีขึ้น เป็นผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความพึ่งพอใจของลูกค้า
นอกจากนี้แล้วผู้จัดการด้านโลจิสติกส์ที่มีทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ที่ดีนั้นเป็นสิ่งสำคัญยิ่งต่อองค์กร ซึ่งบางครั้งที่สิ่งต่างๆนั้นไม่ได้เป็นไปตามแผน และในเหตุการณ์เช่นนี้องค์กรแต่ละองค์กรก็จำเป็นต้องมีบุคคลที่มีความน่าเชื่อถือและสามารถที่จะจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้ นอกจากนี้แล้วหากผู้จัดการในด้านโลจิสติกส์นั้นมีสิทธิ์และอำนาจในการติดต่อประสานงานในเรื่องอุตสาหกรรมต่างๆด้วย ก็เป็นอีกทางที่เป็นประโยชน์และเพิ่มโอกาสทางธุรกิจ
การจัดการคลังสินค้า
การจัดการโลจิสติกส์ที่ไม่มีการจัดการคลังสินค้าที่เหมาะสมจะไม่สามารถทำให้มีประสิทธิภาพสูงสุดได้ การดำเนินคลังสินค้าที่ขึ้นอยู่กับชนิดของสินค้า เช่น สินค้าที่เน่าเสียง่าย พวกผลิตภัณฑ์ที่ทำจากนม ซึ่งต้องการการจัดเก็บที่สามารถรักษาความเย็นให้คงที่ไว้ได้ ผลิตภัณฑ์พวกธัชพืชควรจัดเก็บในสถานที่ที่ปราศจากความชื่น และทำนองเดียวกันนั้นเองที่หลักการในการจัดเก็บสินค้าแต่ละชนิดแตกต่างไปตามชนิดสินค้า สอดคล้องกับการจัดการในด้านโลจิสติกส์ก็ควรมีการพัฒนาคลังสินค้าและการจัดการในการจัดเก็บสินค้าให้มีประสิทธิภาพด้วย เพื่อลดการสูญเสียของสินค้า
นอกจากนี้แล้วการบรรจุสินค้าในคลังสินค้า จะแนะนำให้จัดเก็บสินค้าในแนวตั้ง จะทำให้การใช้ซอฟต์แวร์สำหรับช่วยในการระบุสินค้าจะทำได้สะดวกยิ่งขึ้น เพราะไม่มีความล่าช้าในการระบุตำแหน่งของสินค้าและผลิตภัณฑ์เมื่อมีการสั่งซื้อ รวมทั้งเจ้าหน้าหรือพนักงานที่ทำหน้าที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้าก็ควรจะได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีเพื่อปฏิบัติงานในส่วนนี้
การขนส่งที่มีประสิทธิภาพ
แผนกขนส่งสามารถวิเคราะห์เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการขนส่งขององค์กร ในเวลาเดียวกันก็สามารถปรับปรุงเพื่อให้ส่งมอบผลิตภัณฑ์ได้เร็วขึ้น และพิจารณาจากปัจจัยต่อไปนี้ร่วมด้วยเพื่อให้การขนส่งมีประสิทธิภาพสูงสุด
- การกำหนดเส้นทางการเดินรถขนส่งสินค้าเพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด องค์กรที่มีการจัดการในด้านโลจิสติกส์จะเลือกเส้นทางที่สั้นที่สุดและปลอดภัยที่สุด ซึ่งเป็นประโยชน์ในการประหยัดเวลาและต้นทุน
- การบรรจุภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อเพิ่มความมั่นใจเกี่ยวกับความปลอดภัยของสินค้าให้อยู่ในระดับมาตรฐาน เพิ่มประสิทธิภาพของบรรจุภัณฑ์ให้มีขนาดที่เล็กลงและยังคงมีน้ำหนักน้อยลงด้วย
การวัดและการแสดงผล
การเพิ่มประสิทธิภาพของระบบโลจิสติกส์จะไม่เต็มประสิทธิภาพถ้าไม่มีการวิเคราะห์ข้อมูลและการส่งผลกลับ ซึ่งการใช้กลยุทธ์ต่างๆหรือแผนงานต่างๆในองค์กรก็จำเป็นที่จะต้องวัดผลลัพธ์ ถือเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวในการบริหารงานในองค์กร
เครื่องมือวัดประสิทธิภาพหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประเมินควรจะเป็นสิ่งที่ใช้งานร่วมกันได้ จะเป็นส่วนที่จะช่วยให้การกำหนดและจัดการกับข้อมูลตามข้อกำหนดได้ง่ายขึ้น ส่งผลต่อการวางแผนในอนาคตที่เกี่ยวเนื่องกับการวิเคราะห์ข้อมูลในปัจจุบันด้วย ซึ่งการวิเคราะห์ข้อมูลจะเกี่ยวเนื่องกับระบบต่างๆ
- ระบบการจัดการเวลา
- ระบบการจัดการเรื่องต้นทุน
- ระบบการให้บริการ
แม้การวัดผลและประเมินผลลัพธ์เป็นส่วนช่วยให้องค์กรพัฒนายิ่งขึ้น แต่ก็ควรมีการบันทึกความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของพนักงานเป็นระยะๆด้วย เพื่อเป็นการประเมินอีกทางว่านอกจากจะปฏิบัติตามแผนที่วางไว้แล้วยังมีจุดบอกพร่องใดเกิดขึ้นบ้านในระบบขณะที่ปฏิบัติงานจริงตามแผนงานที่วางไว้
